U Upravnom odjelu za pravne i zajedničke poslove, u posebno ustrojenom Odsjeku za pripremu sjednica, obavljaju se upravni i stručni poslovi pripreme i održavanja sjednica:
- Županijske skupštine
- 18 radnih tijela Županijske skupštine
- kolegija župana
Poslovi pripreme sjednica obavljaju se kontinuirano, tijekom cijele godine, u suradnji s izvršim tijelom i ostalim upravnim tijelima Zadarske županije, ovlaštenim predlagateljima akata, članovima Županijske skupštine i njenih radnih tijela, županijskim ustanovama i trgovačkim društvima, a po potrebi i s ostalim osobama koje su uključene u proces predlaganja i donošenja akata izvršnog i predstavničkog tijela.
Sjednice se sazivaju i materijali dostavljaju elektroničkim putem čime se pridonosi učinkovitosti, transparentnosti rada, racionalizaciji troškova i ekološki osviještenom poslovanju Zadarske županije.
Materijali sjednica javno se objavljuju prije održavanja sjednica na županijskoj mrežnoj stranici MATERIJALI SJEDNICA ŽUPANIJSKE SKUPŠTINE I KOLEGIJA ŽUPANA (https://sjednice.zadarska-zupanija.hr/) koju uređuje Upravni odjel za pravne i zajedničke poslove.
U obavljanju ovih poslova primjenjuju se pozitivni zakonski i podzakonski propisi koji reguliraju ustrojstvo, djelokrug i način rada tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samuprave, te opći i interni akti Zadarske županije:
- Statut Zadarske županije („Službeni glasnik Zadarske županije“ broj 10/26)
- Poslovnik Županijske skupštine Zadarske županije („Službeni glasnik Zadarske županije“ broj 3/18, 10/21, 26/22, 19/25, 4/26)
- Pravilnik o radu župana („Službeni glasnik Zadarske županije“ broj 16/22)
Priprema e-sjednica Županijske skupštine i njenih radnih tijela među najznačajnijim obuhvaća poslove
- zaprimanje nacrta prijedloga akata ovlaštenih predlagatelja,
- priprema prijedloga akata,
- digitalna obrada materijala, umnožavanje materijala,
- zakazivanje sjednica, dostava poziva i materijala za sjednice u pravilu putem elektroničke pošte u pravilu 5 dana prije održavanja sjednice,
- objava svih materijala na županijskoj mrežnoj stranici https://sjednice.zadarska-zupanija.hr/, prije održavanja sjednice putem posebne programske aplikacije,
- vođenje zapisnika i aktivno sudjelovanje u tijeku i radu sjednice,
- tehnička podrška održavanju sjednica,
- snimanje i izradu tonskih snimki, prijepis tonske snimke,
- urudžbiranje i izrada akata za potpis,
- objava akata u Službenom glasniku Zadarske županije,
- dostava općih akata na nadzor,
- arhiviranje materijala i donesenih akata,
- vođenje ažurirane baze podataka o sudjelovanju vijećnika u radu Županijske skupštine i skupštinskih radnih tijela,
- poslovna korespondencija i podrška radu predsjednice Županijske skupštine,
- evidencija korištenja tablet uređaja,
- evidencija i podrška radu Klubovima vijećnika,
- prijepis vijećničkih pitanja, objedinjavanje odgovora,
- ostali poslovi za koje je temeljem Poslovnika Županijske skupštine Zadarske županije zaduženo upravno tijelo Zadarske županije nadležno za poslove Županijske skupštine.
